Reading Time 3 min.

Atunci când organizezi evenimente, ai foarte multe lucruri de luat în calcul. Locație, speakeri, înscrieri, plăți, comunicare, catering… De multe ori nici nu-ți dai seama când trece timpul și mai ai doar câteva zile până la ziua marcată cu „Show me busy” și „All day event” în calendarul tău.

Dacă ai speakeri sau participanți străini, atunci vei avea (poate) nevoie și de interpreți. Am sintetizat în câțiva pași ce trebuie să știi și cum decurge colaborarea cu firma de traduceri.

Pasul 1 – Evaluarea cerințelor clientului

Înainte de a putea aloca cei mai potriviți interpreți pentru un anumit eveniment de interpretare, trebuie să aflăm toate detaliile pe care le deține clientul, astfel încât să putem face planificarea corectă a interpreților și să luăm măsurile potrivite de managementul riscurilor.

Ce trebuie să știm?

• Ce tip de eveniment este (conferință, seminar, vizită delegație, curs, întâlnire de afaceri, căsătorie cu un străin, audiere de martor în instanță, etc.)
• Ce limbi vor fi folosite în timpul evenimentului (pot exista mai multe combinații – de exemplu la o conferință există un vorbitor de limba engleză, dar în sală sunt participanți români, francezi și ucraineni, iar serviciul de interpretare va trebui asigurat pentru toate aceste combinații de limbi)
• Când are loc evenimentul (data și ora exactă, iar dacă este o conferință agenda detaliată a evenimentului)
• Locația (orașul, sala exactă, iar dacă este o delegație care face mai multe vizite, programul exact al vizitelor)
• Dacă este necesară interpretare simultană, sala este dotată corespunzător? (dacă există echipamentși dacă echipamentul este adecvat și suficient)
• Ce subiecte vor fi abordate în timpul evenimentului (domeniul general – marketing, construcții, energie, politici europene, etc., dar și subiectele specializate – de preferat agenda exactă a evenimentului)
• Este necesară prezența unui interpret autorizat de Ministerul Justiției? (interpreții autorizați de Ministerul Justiției sunt cei care participă la procedurile juridice în care este necesară prezența unui interpret, în special la notariat, în instanță, la alte autorități – poliție, vamă, evidența populației, etc.)

Pasul 2 – Configurarea serviciului

Împreună cu clientul, project managerul nostru va configura, pe baza cerințelor enunțate de client, modalitatea cea mai potrivită în care vor fi prestate serviciile. În această etapă se vor stabili:

• Tipul de interpretare solicitată
• Perechile de limbi solicitate
• Numărul de interpreți necesar pentru fiecare pereche de limbi
• Programul exact al fiecărei echipe de interpreți
• Necesarul de echipament (și dacă echipamentul va fi furnizat de Casa de Traduceri sau de alt furnizor)
• Detaliile privind transportul, cazarea și masa interpreților (în cazul deplasărilor)

Pasul 3 – Ofertare și contractare

Project managerul transmite oferta de preț conform detaliilor configurate la pasul 2. După acceptarea ofertei, aceasta devine angajantă atât pentru Casa de Traduceri, cât și pentru client.

Pasul 4 – Confirmarea interpreților

Project managerul Casa de Traduceri numește interpreții cei mai potriviți pentru proiectul clientului și confirmă clientului detaliile lor de contact. De asemenea, project managerul realizează un plan de coordonare a interpreților și a celorlalte persoane implicate, inclusiv o listă de contacte pentru diferite probleme, pe care îl comunică tuturor părților interesate. Project managerul comunică interpreților toate detaliile necesare despre eveniment, inclusiv materialele de documentare.

Pasul 5 – Documentare

Interpreții se documentează în legătură cu evenimentul clientului. Acest pas include atât materialele puse la dispoziție de client (prezentările vorbitorilor, alte materiale pe baza cărora vor avea loc discuțiile în cadrul evenimentului), cât și o documentare generală în legătură cu domeniul de activitate și cu subiectul specific al evenimentului, astfel încât interpreții să fie familiarizați cu termenii specifici, inclusiv cu jargonul profesional din domeniu.

Pasul 6 – Desfășurarea evenimentului

Interpreții se prezintă în ziua și la ora specificate la locația specificată și prestează serviciile de interpretare. Project managerul Casa de Traduceri ține legătura cu clientul, cu interpreții și cu tehnicienii (dacă este vorba de interpretare simultană), pentru soluționarea operativă a oricăror probleme.

Pasul 7 – Închiderea evenimentului și feedback

După finalizarea prestării serviciilor, project managerul Casa de Traduceri solicită feedback atât de la client, cât și de la interpreți și, în cazul în care nu există reclamații, finalizează evenimentul prin emiterea facturii către client.

Vizitează-ne și pe www.casadetraduceri.ro